Регламент роботи виконавчого комітету

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішення виконкому міської ради 

від 25.11.2015 №112

Р Е Г Л А М Е Н Т

роботи   виконавчого  комітету

Селидівської міської ради

1. Загальні  положення

1.1. Відповідно  до Конституції України, Закону України “ Про місцеве самоврядування в  Україні” виконавчий  комітет міської ради (далі виконком) є виконавчим органом міської ради і забезпечує:

- виконання положень Конституції України і Законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Донецької обласної державної  адміністрації, інших органів виконавчої  влади;

- законність і правопорядок, додержання прав і свобод громадян;

- виконання державних, регіональних, розробку і реалізацію міських програм соціально-економічного розвитку;

- підготовку   виконання міського  бюджету та звітність щодо його реалізації;

- взаємодію з  виконкомами міських і селищних рад, реалізацію делегованих повноважень органів виконавчої влади і міської ради.

1.2. Виконком    утворюється міською радою на строк її повноважень.  Кількісний склад виконкому визначається міською радою.  Персональний склад  виконкому затверджується міською радою за  пропозицією міського голови.

1.3. Очолює виконком міський голова.

1.4. Виконком може розглядати  і вирішувати питання, віднесені ст.ст.27-40 закону України “ Про місцеве самоврядування в Україні” до відання виконавчих органів ради.

1.5. Виконком   міської ради:

- попередньо розглядає проекти програм  соціально-економічного розвитку, інших  цільових програм, місцевого бюджету, проекти рішень з інших питань, що вносяться на розгляд міської ради;

- координує діяльність відділів, управлінь та  інших виконавчих органів ради, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста, заслуховує    звіти про роботу їх керівників.

1.6. Виконком при здійсненні своїх повноважень  підзвітний і  підконтрольний міській раді.

1.7. Виконком діє на засадах відповідальності перед людиною і державою за   свою діяльність, верховенства права, законності, пріоритетності прав людини, гласності, компетентності, виконавської дисципліни, поєднання державних і місцевих, інтересів, взаємодії з місцевими органами  виконавчої влади, керівниками підприємств, установ, організацій, незалежно від  форм  власності, громадськими організаціями і політичними партіями.

1.8. Дотримання даного регламенту  обов’язкове для керівників та працівників    структурних  підрозділів міської ради, виконкомів міських і селищних рад у частині, що їх стосується.

1.9. Затвердження регламенту роботи    виконкому, внесення до нього змін і доповнень здійснюється рішенням   виконкому за поданням  керуючого справами  виконкому.

1.10. До складу апарату виконкому входять:

- відділ діловодства і контролю ;

- відділ з питань організаційної і кадрової роботи та внутрішньої політики;

- відділ обліку  і звітності міської ради;

- сектор  правової роботи та доступу до публічної інформації міської ради;

- відділ ведення Державного реєстру виборців;

- військово – облікове бюро.

1.11. Перший заступник міського голови, заступники міського голови, керуючий справами виконкому координують роботу, взаємодіють з місцевими органами виконавчої   влади, структурними підрозділами донецької облдрежадміністрації, підрозділами облдержадміністрації, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями у вирішення питань згідно із розподілом обов’язків.

1.12. Розподіл  обов’язків між заступниками міського голови, керуючим справами  виконкому затверджується  рішенням   виконкому не   пізніше 1 місяця з дня утворення виконавчого комітету, або внесення змін до його складу.

При цьому повинні бути визначені:

- функції і повноваження, закріплені за посадовою особою;

- управління, відділи та інші структурні підрозділи міської ради, діяльність яких координується та контролюється  посадовою   особою.

 

2. Планування роботи

2.1. Робота    виконкому здійснюється відповідно  до плану проведення  основних заходів виконкому, за поточними  (квартальними), оперативними (місячними планами, планами – календарями) з врахуванням поточного моменту і ситуації. Основним планом є квартальний.

2.2. Поточний (квартальний) план  роботи виконкому повинен  включати:

- перелік актуальних питань, пов’язаних з реалізацією заходів соціально -економічного розвитку міста, розв’язання  проблем соціальної сфери, функціонуванням галузей господарського комплексу, що потребують розгляду на засіданнях виконкому, нарадах у міського голови і його заступників та  вжиття додаткових   заходів для їх вирішення;

- перелік законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови облдержадміністрації, власних рішень і розпоряджень, хід реалізації яких оперативно  розглядатиметься в порядку перевірки їх виконання;

- перелік основних організаційно - масових заходів, проведення яких здійснюється виконкомом, або  за його участю.

Заплановані питання щодо роботи управлінь, відділів та інших  структурних  підрозділів міської ради, а у відповідних випадках  виконкомів міських і селищних  рад повинні, як правило, передбачати проведення комплексної або цільової перевірки стану справ на місцях

2.3. Поточний  (квартальний) план роботи виконкому повинен  містити  наступні розділи:

- питання для вивчення на засіданнях  виконкому;

- вивчення роботи виконкомів міських та селищних рад, управлінь, відділів ради, підприємств, установ, організацій;

- організаційна робота та надання методичної і практичної  допомоги  виконкомам міських та   селищних рад, підприємствам, установам, організаціям;

- робота щодо інформування населення про діяльність  органів місцевого самоврядування та їх  виконавчих органів;

- наради, семінари, заняття, засідання.

2.4. Формування планів роботи  виконкому здійснюється керуючим справами   виконкому за пропозиціями управлінь, відділів і інших структурних підрозділів міської ради, погодженими із заступниками  міського голови (відповідно до розподілу обов’язків).

2.5. Порядок підготовки квартального   плану роботи  наступний:

- відділ з питань організаційної і кадрової роботи та внутрішньої політики, як правило, інформує на апаратних нарадах про підготовку пропозицій керівників  відділів та управлінь ради із зазначенням термінів подання переліків питань та основних заходів для включення до   плану роботи;

 - погоджені та завізовані заступниками міського голови переліки питань   та основних заходів до 15 числа місяця, що передує кварталу, подаються у відділ  з питань організаційної і кадрової роботи та внутрішньої політики;         

- відділ з питань організаційної і кадрової роботи та внутрішньої політики до 20 числа місяця, що передує кварталу, складає проект плану роботи, візує його у заступників міського голови,  і подає керуючому справами виконкому;

- доопрацьований і завізований керуючим справами виконкому проект плану вноситься на розгляд і затвердження на черговому засіданні виконкому;

- відділ діловодства і контролю не  пізніш як у триденний строк після затвердження плану роботи  доводить його до  виконавців.

2.6. Планування роботи апарату виконавчого  комітету здійснюється щотижнево   (план - календар) з урахуванням заходів квартальних і місячних планів  роботи.

Місячний план і план–календар затверджуються міським головою, а на час його відсутності  секретарем міської ради, першим заступником міського голови.

2.7. Робота управлінь, відділів та інших структурних підрозділів міської ради проводиться за квартальними, що затверджуються заступниками міського голови або керуючим  справами виконкому  (відповідно до  розподілу обов’язків) не пізніше 25  числа місяця, що  передує кварталу.

2.8. Кожного четверга до 12.00 відділ з питань організаційної і кадрової роботи та внутрішньої політики складає зведений тижневий план - календар основних заходів, які намічають провести міський голова, заступники міського голови, керуючий справами  виконкому, а також   керівники відділів і управлінь.

Переліки заходів до плану-календарю  плану  подають  у відділ  з питань організаційної і кадрової роботи та внутрішньої політики керівники відділів і управлінь міської ради кожного  четверга до 10 години.

2.9. У разі необхідності проводяться  коригування планів  в такому ж порядку, який встановлений для їх  підготовки, погодження та затвердження.

2.10. До 20 числа першого місяця наступного за кварталом узагальнює матеріали про хід  виконання планів відповідного минулого кварталу відділ з питань організаційної і кадрової роботи та внутрішньої політики на підставі інформацій структурних підрозділів міської ради складає інформацію про виконання плану роботи виконкому міської ради за попередній квартал.

2.11. Контроль за виконанням планів роботи виконкому міської ради, її структурних підрозділів і апарату здійснюється першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому (відповідно до розподілу обов’язків ).

2.12. Для координації дій, організації роботи на місцях відділ з питань організаційної і кадрової роботи та внутрішньої політики щомісяця складає перелік основних заходів, що проводяться у  виконкомах міських і  селищних рад.

 

3. Порядок підготовки і проведення засідань виконавчого комітету

3.1. Основною формою роботи   виконавчого  комітету міської ради є його засідання. Засідання виконкому скликаються   міським головою, а в разі його  відсутності чи неможливості здійснення ним  цієї функції – секретарем ради, або першим заступником міського голови, в разі покладання на нього виконання обов’язків з питань діяльності виконавчих органів ради,  і є правомочними, якщо в них  беруть участь більше половини від загального складу  виконавчого комітету. 

3.2. Засідання  виконкому проводяться в міру необхідності, але  не рідше 1 разу на місяць згідно з планом  роботи  виконкому.

3.3. Організацію   підготовки засідань виконавчого комітету здійснює керуючий справами  виконкому.

3.4. Питання до розгляду на засіданнях виконкому вносяться міським головою, заступниками  міського голови, керуючим  справами виконкому, керівниками відділів, управлінь ради, членами  виконавчого комітету, органами міських громадських  організацій.

3.5. Проект порядку денного  засідання виконкому складається не пізніше ніж за тиждень до засідання  виконкому керуючим  справами  виконкому.

Проект   порядку денного включає:

- питання з квартального плану роботи;

- питання, розгляд яких витікає із  актів облради   чи облдержадміністрації;

- питання, розгляд яких є компетенцією виконкому і викликається  нагальною необхідністю.

3.6. Не пізніше як за два дні до засідання міський голова, його заступники, члени виконавчого  комітету повинні бути ознайомлені з матеріалами  засідання виконкому відділом з питань організаційної і кадрової роботи та внутрішньої політики.

3.7. На засідання виконкому обов’язково запрошується прокурор міста.

На засіданні виконкому можуть  бути   присутні запрошені представники підприємств, установ і організацій. Список осіб, запрошених на засідання виконкому складається відділом організаційної і кадрової роботи за  пропозиціями заступників   міського голови, керуючого  справами виконкому,  членів  виконкому та узгоджується з міським  головою.

На кожному засіданні   виконкому присутні керівники  відділу з питань організаційної і кадрової роботи та внутрішньої політики,  відділу діловодства і контролю, сектору з правової роботи та доступу до публічної інформації міської ради, представники міських засобів масової інформації.

Доведення до відома  запрошених  або викликаних осіб про час засідання покладається на відділ, або  управління, які  виносять питання на розгляд  виконкому.

Члени виконкому про час засідання сповіщаються відділом з питань організаційної і кадрової роботи та внутрішньої політики міської ради.

3.8. Засідання  виконкому ведуться міським  головою, а в разі  його відсутності – секретарем ради, першим заступником міського голови.

Порядок денний засідання і порядок роботи затверджується членами виконкому.   

3.9. У процесі обговорення питань на засіданні виконкому члени виконкому мають право:

- вносити пропозиції щодо порядку денного і порядку роботи;

- вимагати від доповідачів роз’яснень  стосовно питань, що розглядаються;

- брати участь в обговоренні питань;

- вносити пропозиції про зміни і доповнення  в проекти рішень виконкому про їх доопрацювання;

- у необхідних випадках вносити пропозиції про перенесення обговорення питання на інше засідання виконавчого комітету.

Кожне питання порядку денного  обговорюється протягом однієї години. Виступи  повинні бути   до 5 хвилин, пропозиції, зауваження – до 2-х хвилин.

3.10. Підготовку питань на розгляд засідання виконавчого комітету здійснює міський голова, заступники міського голови, керуючий  справами   виконкому, члени виконкому, керівники відділів і управлінь ради, місцевих органів виконавчої влади.

До підготовки  питань можуть залучатись  працівники органів місцевого самоврядування міст і селищ,  представники міських громадських організацій, спеціалісти  галузей народного господарства.

3.11. Підготовка проектів рішень, довідок та інших матеріалів до засідань виконкому покладається на міського голову, заступників міського голови,  керуючого   справами виконкому, членів виконкому.

Підготовка  для розгляду на засіданні виконкому матеріалів по основним питанням здійснюється згідно з планом, який розробляється відповідним заступником міського голови, керуючим справами виконкому за 25 днів до засідання, відділами, управліннями, спеціально створеними  комісіями, питань, що мають регуляторний характер – за 35 робочих днів.

Відділи, управління, комісії в ході вивчення матеріалів готують довідки, інформації, проект  рішення, додатки до нього.

Проекти рішень і додатки до них з візами заступників міського голови /відповідно з розподілом   обов’язків/, завідуючого сектором з правової роботи та доступу до публічної інформації міської ради, начальника відділу діловодства і контролю, керуючого  справами  виконкому і  керівниками всіх зацікавлених організацій. Довідки, інші матеріали  здаються керуючому справами виконкому не пізніше ніж за 5 днів до засідання, проектів рішень, що мають регуляторний характер – за 25 робочих днів до засідання виконкому. В разі незгоди з проектом, зауваження або висновки до нього викладаються окремо і додаються до проекту.

Питання, за якими  проекти рішень не представлені в  установлений термін, можуть  бути включені в проекти порядку денного  засідання  виконкому тільки з дозволу міського голови.

Проекти рішень повинні бути стислими, ретельно відредагованими, містити конкретні заходи, строки, відповідальних виконавців, координуючі і контролюючі  пункти.

Підрозділи, які готують питання на розгляд виконкому, разом з матеріалами подають список осіб, які запрошуються для розгляду даного питання, список виступаючих   осіб, узгоджені з заступником міського голови, який  координує роботу даного підрозділу, а також перелік підприємств, установ, організацій, яким рішення треба надіслати після його прийняття (Реєстр розсилки).

Керівники  підприємств, установ, організацій мають право брати  участь в обговоренні тільки того питання, на розгляд якого вони запрошуються.

3.12. Рішення  виконкому приймаються на його засіданні більшістю голосів від   загального складу  виконавчого комітету і  підписуються міським головою.

Додатки до рішень виконкому підписуються керуючим  справами  виконкому.

Остаточно редакція прийнятих  рішень здійснюється протягом двох днів після засідання виконкому міським головою, заступниками міського голови (згідно з розподілом обов’язків), керуючим справами  виконкому, керівниками підрозділів.

При   внесенні суттєвих змін в проект рішення при його остаточній редакції, воно знову подається на розгляд виконавчого комітету.

3.13. Рішення виконавчого  комітету надсилається відділом діловодства і контролю  виконавцям та іншим зацікавленим організаціям не пізніше ніж через 7 днів після засідання   виконкому, на якому вони прийняті.

3.14. Протоколи засідань виконавчого  комітету оформляються згідно інструкції з ведення діловодства. Протоколи засідань виконавчого комітету зберігаються в архіві відділу діловодства  і контролю  і надаються для ознайомлення зацікавленим особам по узгодженню з керуючим справами виконкому.

Оригінали протоколів передаються архівному відділу на постійне зберігання в установленому порядку.

3.15. Розпорядження міського голови видаються в порядку, передбаченому інструкцією з ведення діловодства у виконкомі Селидівської міської ради.

3.16. Проекти рішень виконкому міської ради, які мають нормативно-правовий характер,  що  підлягають  обговоренню,  розроблені відповідними розпорядниками, оприлюднюються ними не пізніш як за 20 робочих днів до дати їх розгляду з метою прийняття. Протягом п’яти робочих днів з дня затвердження  оприлюднюються прийняті рішення виконкому.

У разі наявності у  розпорядника інформації  офіційного  веб-сайту  така  ін-формація оприлюднюється  на  веб-сайті  із  зазначенням  дати  оприлюднення до-кумента і дати оновлення інформації,  а   в разі його відсутності - в інший  прий-нятний спосіб.

 

4. Підготовка і проведення нарад, семінарів, інших заходів

4.1. Організаційне і матеріально - технічне забезпечення нарад за участю міського  голови (порядок денний, дата і час проведення, список запрошених осіб, список осіб, виступаючих із звітом, або інформацією), покладається на відділ з питань організаційної і кадрової роботи та внутрішньої політики, керуючого справами виконкому і відповідного заступника міського голови.

Матеріал до наради  готують відповідні структурні підрозділи та заступники міського голови.

4.2. Дата проведення і порядок денний нарад, які проводять заступники міського   голови, керуючий справами виконкому визначаються ними самостійно і подаються у відділ    з питань організаційної і кадрової роботи та внутрішньої політики для включення до плану роботи.

4.3. Міські і селищні голови, керівники відділів і управлінь міської ради, установ, організацій запрошуються на наради і семінари лише за погодженням з міським головою, а в період його відсутності з секретарем ради.

4.4. Ведення протоколу, повідомлення учасників нарад, технічне забезпечення покладається на відділ діловодства і контролю, відділ з питань організаційної і кадрової роботи та внутрішньої політики, господарсько-фінансовий відділ.

Рішення прийняті на нарадах оформляються протоколами не пізніше ніж у триденний термін. Протокол наради підписується головуючим.

4.5. Контроль за виконанням рішень здійснює керівник структурного підрозділу за ініціативою якого проводилась нарада, за виконанням рішень апаратних нарад здійснює відділ діловодства і контролю.

4.6. Проведення заходів до пам’ятних дат, урочистих подій, зборів представників органів виконавчої влади та громадських організацій, підготовка доповідей покладається на  заступників міського голови відповідно  до розподілу обов’язків.

Організаційно-технічне забезпечення  цих  заходів здійснює відділ з питань  організаційної і кадрової роботи та внутрішньої політики міської ради, господарськоа служба міської ради.

 

5. Організація роботи з документами та контролю за їх виконанням

5.1. Організація роботи з документами у виконкомі здійснюється у відповідності з Інструкцією з діловодства, затвердженої рішенням виконкому.

5.2. Організація роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснюється в установленому законодавством порядку.

5.3. Відповідальність за організацію діловодства та виконання документів несуть міський голова, секретар ради, перший заступник міського голови, заступники міського голови, керуючий справами виконкому (відповідно до розподілу обов’язків), керівники структурних підрозділів.

5.4. Контроль за виконанням здійснюється стосовно зареєстрованих документів, в яких встановлено завдання або які містять питання, що потребують вирішення.

5.5. Обов’язковому контролю підлягає виконання завдань, визначених актами законодавства, дорученнями Президента України, Прем’єр-міністра України, розпорядженнями і дорученнями голови обласної ради, голови облдержадміністрації, запитів і звернень народних депутатів України, депутатів міської ради, рішення обласної ради, рішення міської ради, рішення виконкому міської ради,  розпоряджень міського голови.

5.6. Контроль за виконанням завдань, визначених актами законодавства, дорученнями Президента України, Прем’єр-міністра України, розпорядженнями і дорученнями голови обласної ради, голови облдержадміністрації, а також за розглядом запитів і звернень народних депутатів України, депутатів міської ради здійснюється відділом діловодства і контролю міської ради, розпоряджень міського голови.

5.7. Оперативний контроль і від повільність за виконання документів несуть міський голова, перший заступник міського голови, заступники міського згідно розподілу обов’язків, керуючий справами виконкому, керівники управлінь і відділів ради.

Якщо у виконанні документів бере участь кілька виконавців, то цю роботу організує особа, зазначена першою в документі або в резолюції керівництва.

5.8. Контроль за виконанням актів законодавства, доручень Президента України, Прем’єр-міністра України, розпоряджень голови обласної ради, голови облдержадміністрації,   запитів і звернень народних депутатів України, депутатів міської ради здійснюється шляхом:

- підготовки щотижневих графіків контролю виконання документів та надання графіків виконавцям і заступникам міського голови;

- аналізу і узагальнення у визначені строки письмової інформації про стан виконання документів у цілому або окремих встановлених ними завдань, що надходить від виконавців;

- систематично аналізу статистичних та інших даних, що характеризують стан виконання документів;

- проведення періодичної комплексної або цільової перевірки організації і стану виконання завдань безпосередньо на місцях;

- розгляду питань діяльності (заслуховування звіту) виконавців на засіданнях виконкому міської ради, апаратних нарадах.

5.9. Аналітичні та інформаційні матеріали щодо стану виконання документів у цілому або окремих передбачених ними завдань у разі встановлення проміжних контрольних строків подаються міському голові, першому заступнику міського голови, заступникам міського голови, керуючому справами виконкому (відповідно до розподілу обов’язків) не пізніше ніж за 3 дні до закінчення строку, визначеного актом законодавства, дорученням Президента України, Прем’єр-міністра України, листами управлінь і відділів обласної ради, облдержадміністрації, розпорядженням голови облдержадміністрації, або планом контролю.

5.10. За результатами розгляду матеріалів, що містять відомості про можливий зрив своєчасного чи у повному обсязі виконання документа у цілому або передбаченого ним окремого завдання  міський голова, перший заступник міського голови, заступники міського голови, керуючий справами виконкому (відповідно до розподілу обов’язків) дає доручення виконавцям вжити додаткових заходів для усунення причин та встановлює інший строк виконання, але не більше 30 днів

5.11. Інформацію (звіт) про стан виконання документів, що подається вищим органам влади підписує міський голова (за його відсутності – перший заступник або секретар ради).

 

6. Порядок підготовки та узгодження проектів рішень ради, що вносяться виконкомом міської ради

6.1. Проекти рішень міської ради вносяться міським головою, його заступниками, керівниками відділів і управлінь, інших підрозділів міської ради.

6.2. До проекту рішення ради   додається лист узгодження. До листа узгодження із   сторони виконкому включаються:

- відповідальні спеціалісти виконкому, керівники відділів управлінь, інших підрозділів міської ради, які готували проект і відповідальні за його  виконання;

- заступник міського голови, який координує діяльність відповідного підрозділу ради;

- завідуючим сектором з правової роботи та доступу до публічної інформації міської ради;

- перший заступник міського голови.

Проекти рішень, в яких передбачається використання бюджетних коштів, погоджуються також з начальником фінансового управління міської ради.

Проекти рішень з питань  регуляторної політики і підприємництва надаються на  узгодження до представництва Держкомітету України з  питань  регуляторної

політики та   підприємництва в Донецькій області, головою Постійна комісія з питань економічної, регуляторної політики, бюджету і фінансів.

6.3. У разі незгоди з проектом, зауваження або висновки до нього викладаються окремо.

6.4. Проект рішення (а   в разі необхідності - висновок і зауваження до нього) і  лист   узгодження надаються секретарю міської ради.

6.5. Секретар міської ради подає проект  рішення відповідній постійній комісії ради  не пізніше 10 днів до сесії міської ради.  

 

7. Організація розгляду звернень громадян і проведення особистого прийому громадян

7.1.Організація роботи із зверненнями громадян у виконкомі Селидівської міської ради здійснюється відповідно до Конституції України, законів України «Про звернення громадян», «Про місцеве самоврядування в Україні», актів Президента України та Кабінету Міністрів України.

Організація розгляду письмових звернень громадян та проведення особистих, виїзних прийомів громадян, телефонного зв’язку з населенням «Гаряча лінія» з питань, що належать до компетенції виконкому міської ради, покладається на відділ діловодства і контролю міської ради та здійснюється згідно із Порядками, затвердженими рішеннями виконкому міської ради.

Діловодство за зверненнями громадян ведеться відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348.

7.2.Порушені у зверненнях громадян питання розглядаються міським головою, першим заступником міського голови, керуючим справами виконкому, заступниками міського голови (відповідно до розподілу обов’язків), начальником відділу діловодства і контролю міської ради. Відповіді на звернення громадян готуються структурними підрозділами міської ради за дорученням керівництва міської ради.

7.3.Особисті, виїзні прийоми громадян, телефонний зв’язок з населенням «Гаряча лінія» проводять міський голова, перший заступник міського голови, керуючий справами виконкому, заступники міського голови, керівники структурних підрозділів міської ради згідно з графіком, який затверджується рішенням виконкому міської ради та оприлюднюється через засоби масової інформації  та на офіційному веб-сайті.

Оприлюднення графіків виїзних прийомів здійснюється напередодні їх проведення за місцем мешкання громадян відповідними органами місцевого самоврядування, на території яких проводиться виїзний прийом, оголошення про проведення телефонного зв’язку з населенням “Гаряча лінія” оприлюднюється у засобах масової інформації щотижня.

7.4.Розгляд  звернень громадян щодо надання безоплатної первинної правової допомоги, організація особистого прийому таких громадян здійснюється відповідно до Закону України «Про безоплатну правову допомогу» та згідно із Порядком, затвердженим розпорядженням міського голови.

Функції громадської приймальні з надання безоплатної первинної правової допомоги з питань, що належать до компетенції виконкому міської ради покладаються на відділ діловодства і контролю міської ради, повноваження завідувача Громадської приймальні – на головного спеціаліста відділу діловодства і контролю міської ради, який забезпечує, організовує та контролює роботу Громадської приймальні.

7.5.Організація роботи щодо взаємодії виконкому міської ради з комунальною установою «Донецький обласний контактний центр» із забезпечення оперативного реагування на звернення, що надходять на телефонну «гарячу лінію», здійснюється у відповідності до розпорядження голови Донецької обласної державної адміністрації від 31.07.2012 № 524 «Про сприяння роботі комунальної установи «Донецький обласний контактний центр».

Функції моніторингу  та організації розгляду отриманих від комунальної установи «Донецький обласний контактний центр» інформацій про внесені до бази даних звернення заявників, що надходять на урядову телефонну «гарячу лінію», покладаються на відділ діловодства і контролю міської ради.

7.6.Організація роботи з повідомленнями, що надходять до виконкому міської ради та «Телефоном довіри», здійснюється відділом діловодства і контролю міської ради відповідно до Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» та Положення, затвердженого рішенням виконкому міської ради.

7.7.1.Прийом письмових звернень громадян здійснюється відділом діловодства і контролю міської ради.

7.7.2.Реєстрація, первинний розгляд звернень, контроль за додержанням термінів проходження звернень у виконкомі та опрацювання доручень керівництва щодо розгляду звернень по суті порушених питань, контроль за їх виконанням і наданням відповідей громадянам проводиться відділом діловодства і контролю міської ради.

7.7.3.Направлення доручень керівництва виконкому виконкомам міських і селищних рад, структурним підрозділам, підприємствам, установам і організаціям міста щодо розгляду звернень громадян по суті порушених питань, а також відповідей заявникам покладається на відділ діловодства і контролю міської ради за реєстрами відправлень.

7.8.Начальник відділу діловодства і контролю міської ради розглядає:

7.8.1.Звернення громадян, вирішення яких не належить до повноважень виконкому міської ради, які направляються відповідному органу за належністю, про що повідомляється громадянин.

Розгляд порушених у зверненнях питань по суті та надання відповідей громадянам здійснюють відповідні органи, які отримали ці звернення та до компетенції яких належить прийняття рішень щодо їх вирішення.

7.8.2.Звернення громадян, які не відповідають вимогам діючого законодавства про звернення громадян та телефонний зв’язок та повторні звернення громадян,

7.9.Відділ діловодства і контролю міської ради:

7.9.1.Щоквартально аналізує звернення громадян та стан їх розгляду в виконкомі, розробляє рекомендації, спрямовані на усунення причин виникнення обґрунтованих скарг і зауважень громадян, узагальнює пропозиції, що містяться у зверненнях та надає довідки міському голові.

7.9.2.Контролює вирішення порушених у зверненнях питань за результатами розгляду звернень та додержання термінів їх розгляду.

7.9.3.Вивчає стан організації роботи із зверненнями громадян в структурних підрозділах міської ради, на підприємствах і організаціях міста, розробляє методичні рекомендації та надає їм практичну допомогу щодо застосування законодавства про звернення громадян.

7.10.Контроль за виконанням доручень, даних під час прийому громадян або розгляду письмових звернень та зняття звернень з контролю здійснюється відповідно міським головою, секретарем ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому.

 

8. Організація кадрової роботи у виконкомі міської ради

8.1. Організація кадрової роботи   у виконкомі проводиться відповідно до чинного законодавства з питань проходження служби і органах місцевого самоврядування.

8.2. Прийняття на службу в органи місцевого самоврядування  здійснюються шляхом конкурсного відбору або за іншою процедурою, визначеною законодавством. Прийняття на  роботу працівників на посади, не віднесені до категорії посадових осіб місцевого самоврядування здійснюється відповідно  до законодавства  про працю.

8.3. Особи, які  вперше зараховуються на   службу в органи місцевого самоврядування, складають Присягу  посадових осіб місцевого   самоврядування і підписують її текст, про  що    робиться запис у трудовій  книжці , а  також    підписують текст Попередження про спеціальні обмеження, встановлені  законами  України “ Про  службу в органах місцевого самоврядування” та “ Про засади запобігання  і протидії корупції”  щодо прийняття на  службу в органи   місцевого самоврядування та її проходженням, ознайомлюються із Загальними правилами поведінки державного службовця.

8.4. Особи, які призначаються на посади, віднесені до номенклатури посад працівників, що повинні мати допуск до  роботи  з таємними  документами, можуть    бути  призначені на ці посади тільки після отримання ними такого  допуску.

8.5. У  виконкомі створюється резерв кадрів, який підлягає щорічному перегляду та затвердженню. З особами, зарахованими до кадрового резерву, проводиться робота, спрямована на  підвищення їх ділової кваліфікації, необхідної для роботи на відповідних посадах.

З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійних і ділових якостей осіб з кадрового резерву може проводитись  в установленому порядку їх стажування на відповідних посадах.

8.6. На кожного працівника, прийнятого на роботу до виконкому оформляється особова  справа.

8.7. Відповідальність за проведення кадрової роботи покладається на міського голову, керуючого справами  виконкому, керівників управлінь, відділів та інших підрозділів міської ради.

 

9. Робота з нагородними документами

9.1. Матеріали про нагородження державними нагородами, Почесними відзнаками Президента України,  присвоєння почесних звань, заохочення відзнаками  облдержадміністрації, обласної ради,   міської ради працівників  виконкому, структурних підрозділів ради, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери  її  управління готуються відділом з питань організаційної і кадрової роботи та внутрішньої політики на підставі подань міських організацій, установ, місцевих органів виконавчої  влади та органів місцевого   самоврядування.

До подань додаються нагородні листи, оформлені в трудових колективах; установах та організаціях, де  працюють представлені до нагород.

9.2. Нагородні матеріали по представленню до нагородження державними   нагородами України попередньо розглядаються відповідною комісією при  міському голові.

9.3. Після розгляду нагородні матеріали і подання міського голови надаються в облдержадміністрацію.

9.4. Матеріали  про  відзначення державними нагородами України  подаються в облдержадміністрацію за три місяці.

 

10. Організація правового забезпечення діяльності  виконкому міської ради

10.1. Правове забезпечення діяльності виконкому міської ради , а також надання методичної і іншої допомоги з правових питань здійснює сектор правової роботи та доступу до публічної інформації міської ради.

Сектор правової роботи та доступу до публічної інформації міської ради з питань юридичного забезпечення діяльності міської ради, її виконкому підпорядковується міському голові, з питань організації роботи апарату виконкому – керуючому справами виконкому.

10.2. В своїй діяльності  сектор  керується Конституцією  і законами України, також указами Президента України, актами Кабінету Міністрів України і постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції і законів України, рішеннями міської ради, виконкому міської ради, розпорядженнями міського голови.

10.3. Основними завданнями  сектору правової роботи та доступу до публічної інформації міської ради відділу є:

- правове забезпечення діяльності  міської ради, виконкому міської ради;

- організація правової роботи, спрямованої на правильне застосування і неухильне виконання вимог актів законодавства структурними підрозділами міської ради, апаратом  виконкому і посадовими особами;

- підготовка інформаційних, довідкових і інших матеріалів з питань застосування законодавства.

10.4. Сектор правової роботи та доступу до публічної інформації міської ради відповідно до покладених на нього завдань:

- забезпечує відповідність законодавству проектів рішень міської ради, виконкому міської ради, розпоряджень міського голови а також інших актів міської ради, виконкому міської ради;

- надає методичну допомогу працівникам апарату виконкому  міської ради, структурних підрозділів міської ради, міських і селищних рад щодо правильного застосування норм законодавства під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов’язків;

- представляє інтереси міської ради, виконкому міської ради у судах і інших державних органах під час розгляду правових питань або спорів;

- виконує інші функції з правового забезпечення діяльності міської ради, виконкому міської ради відповідно до цього регламенту і положення про юридичний відділ.

11. Порядок роботи з документами “ Для службового  користування”

11.1. Роботу з кореспонденцією “ Для службового   користування” здійснює, у відповідності з Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 №1893.

11.2. Таємне діловодство у виконкомі міської ради покладено на відділ з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення, та здійснюється відповідно до чинного законодавства України.

 

12. Консультативні, дорадчі і інші допоміжні органи, служби, комісії виконкому міської ради

Для сприяння здійсненню повноважень виконкому міської ради можуть бути утворені консультативні, дорадчі і інші допоміжні органи (ради, колегії, робочі групи тощо) служби, комісії. Завдання функції і персональний склад таких органів

визначається, як правило, рішенням виконкому міської, міської ради або розпорядженням міського голови.

Рішення зазначених органів оформляються протоколами.

 

13. Взаємовідносини  виконкому міської ради з іншими органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями і об’єднаннями громадян.

 Взаємовідносини виконкому міської ради з іншими органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями і об’єднаннями громадян здійснюються в установленому законодавством  порядку з метою забезпечення належного виконання покладених на виконком завдань.

 

14. Організація використання робочого часу

14.1. Початок роботи працівників апарату виконкому, відділів та управлінь міської  ради – о  8.00, закінчення – о 17.00 (в п’ятницю - о 15.45), обідня перерва з 12.00 до 12.45.

14.2. Відповідальні працівники виконкому відлучення у службових справах попередньо погоджують із своїм керівником з обов’язковим  повідомленням про місце і термін перебування, про це також повідомляється приймальня міського голови.

14.3. Відгули за роботу у вихідні і святкові дні, відпустки без збереження заробітної плати надаються працівникам апарату, структурних підрозділів, які не мають  статусу юридичної особи  міським головою на  підставі поданої заяви.

14.4. У виконкомі   ведеться щоденний табельний облік робочого часу працівників.

 

15. Порядок оформлення відряджень і надання відпусток

15.1. Відрядження працівників здійснюється відповідно до планів роботи  виконкому, а також згідно з документами вищестоящих органів влад та доручень керівництва    виконкому.

15.2. Посвідчення про відрядження оформляється  на підставі розпоряджень міського голови.

Посвідчення про відрядження підписуються керуючим  справами виконкому і засвідчуються гербовою печаткою.

15.3. Після повернення з відрядження працівники в 3-денний строк  звітують перед своїм керівником про виконання завдання.

15.4. На підставі відповідних   документів в установленому порядку працівникам  відшкодовуються витрати, пов’язані з перебуванням у відрядженні.

15.5. Щорічно, до 15 грудня, керівники структурних підрозділів складають  графіки відпусток працівників на наступний  рік і подають  їх у відділ з питань організаційної і кадрової роботи та внутрішньої політики для узагальнення. Зведений графік  відпусток затверджує міський голова.

15.6. Розпорядження про надання відпусток працівникам відділів апарату виконкому і виконавчих органів  міської ради, які не мають статус юридичної особи Селидівської міської ради  підписує міський голова. Відпустки працівникам  самостійних відділів оформляються наказом керівника структурного підрозділу.

Заяви про надання чергових відпусток  керівникам відділів, управлінь, працівникам   виконкому      погоджується із заступниками  міського  голови, керуючим справами виконкому в  залежності від розподілу обов’язків між ними і подаються на ім’я міського голови не пізніше як за 15 днів.

15.7. Контроль за дотриманням графіку відпусток здійснює відділ з питань організаційної і кадрової роботи та внутрішньої політики міської ради.

 

16. Матеріально- технічне забезпечення діяльності виконавчого комітету, режим  роботи в приміщенні адмінбудинку

16.1. Матеріально-технічне забезпечення діяльності виконавчого комітету здійснюється господарсько-фінансовим відділом.

16.2. Господарсько-фінансовий відділ здійснює заходи щодо утримання в належному стані приміщення адмінбудинку, проведення поточного та капітального  ремонтів, придбання та ремонту меблів, обладнання, оргтехніки, виготовлення друкованої продукції, транспортне обслуговування, забезпечення працівників  канцелярським   приладдям і папером, телефонним зв’язком.

16.3. Відділ з питань організаційної і кадрової роботи та внутрішньої політики  забезпечує підготовку залів, засідань до проведення сесій, засідань виконкому, нарад, семінарів, тощо.

Замовлення на проведення  у залах засідань виконкому нарад, засідань, семінарів подаються до відділу діловодства і контролю не пізніш як за 2 доби до їх проведення.

16.4. Майно, що знаходиться у робочих кімнатах, закріпляється за працівниками, які їх займають. Вони несуть особисту відповідальність за збереження і правильне  використання майна. При звільненні з роботи здають його господарсько – фінансовому відділу. Перенесення майна з однієї робочої кімнати в іншу проводиться лише з дозволу керівника господарської служби міської ради.

16.5. Чергування в адмінбудинку здійснюється цілодобово на  пропускному вході  сторожами господарської служби  міської ради.

В окремих випадках до чергування за розпорядженням міського голови  можуть залучаться посадові особи, які працюють у виконкому.

Керівники   виконкому чергують у суботні дні, і в неділю чергують з правом находження вдома, згідно з графіком, затвердженим міським головою,  а  у святкові дні на робочих місцях згідно з графіком, затвердженим розпорядженням міського, погодженим із первинною профспілковою організацією міської ради.

 

Керуючий справами виконкому                                                                                                                                           Л.В. Павленко