П О Р Я Д О К

організації і проведення особистого та виїзного прийому громадян і телефонного зв'язку з населенням "Пряма лінія" керівними працівниками управління соціального захисту населення міської ради

1.Загальні положення

Цей  Порядок  розроблено відповідно  до  Конституції  України, Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України №109/2008 "Про першочергові  заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного  права на звернення  до  органів державної влади та органів місцевого самоврядування", і визначає основні вимоги до організації і проведення особистого прийому громадян в управлінні соціального захисту населення міської ради,  прийому за місцем проживання громадян (виїзні прийоми) і телефонного зв'язку "Пряма лінія" з населенням керівними працівниками управління.

2. Порядок організації і проведення особистого прийому громадян в управлінні соціального захисту населення міської ради

1. Прийом громадян здійснюється щоденно в робочих кабінетах керівництва управління в установлені графіком дні з 9.00 до 12.00 та з 13.00 до 17, в  п'ятницю з 9.00 до 16.00, в суботу з 9.00 до 12.00, крім неділі та святкових днів.

2.  Інформація про порядок особистого прийому громадян в управлінні і графіки прийому публікуються в засобах масової інформації, вивішуються в приміщенні управління.

3. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутніми представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та особи,  які перебувають у родинних відносинах з цими громадянами (крім неповнолітніх дітей). Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

4. Особистий прийом громадян начальником управління, його заступниками, начальниками структурних підрозділів управління проводиться згідно із затвердженим графіком з питань, вирішення яких належить до повноважень управління, а також відповідно до функціонального розподілу обов'язків між керівними  працівниками управління.

4.1. Прийом  інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної праці, Героїв Радянського Союзу,  Героїв України,  жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня" проводиться першочергово. Особлива увага приділяється вирішенню проблем, з якими звертаються  ветерани війни та праці, інваліди,   багатодітні  матері, одинокі матері, громадяни, які потерпіли внаслідок Чорнобильської катастрофи, інші громадяни, які потребують соціального захисту і підтримки.

5. Особистий прийом громадян  здійснюється без попереднього запису, в порядку черговості громадян, які прийшли на прийом.

6. Запис громадян на   особистий   прийом   здійснюється   в   день   їх   прийому спеціалістом з діловодства і контролю, відповідальним за   організацію   і   проведення особистого прийому громадян, на реєстраційно-контрольних картках, для чого, згідно з пред'явленим документом, що посвідчує особу, з'ясовують прізвище, ім'я   та по батькові, місце проживання громадянина та зміст порушеного питання.    

7. Під час проведення прийому громадян спеціаліст з діловодства і контролю:

7.1. 3абезпечує позачерговий  прийом (у дні прийому) Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни,  жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня".

7.2. Вивчає проблеми, з яких громадяни звертаються на особистий прийом керівних працівників управління, надає їм допомогу в попередньому розгляді вказаних питань у структурних підрозділах управління, до повноважень яких належить їх розгляд та вирішення.

7.3. Здійснює добірку матеріалів з питань, що будуть розглядатися на особистому прийомі, для чого з'ясовує результати розгляду попередніх звернень. Справа попередніх звернень заявників, матеріали по їх розгляду, висновки, відповіді на них, інші матеріали і документи, які стосуються суті питання, разом з реєстраційно-контрольною карткою передає керівнику, який веде прийом.

7.4. Контролює розгляд та додержання термінів розгляду звернень громадян, які були на особистому прийомі у керівників управління.

З. Порядок проведення виїзних особистих прийомів громадян за місцем їх проживання керівними працівниками управління

1. Виїзні особисті прийоми громадян здійснюються керівними працівниками управління за місцем проживання громадян в містах і селищах міської ради згідно з графіком, який раз на рік складається спеціалістом з діловодства і контролю. 

2. Після затвердження начальником управління графіки направляються органам місцевого самоврядування, підприємствам, установам, організаціям, передбаченим графіком.

3.  Органи місцевого самоврядування, керівники підприємств чи організацій, де заплановано здійснення  прийому:

3.1.  Доводять до відома населення інформацію щодо днів і часу прийому.

3.2. Виділяють приміщення та створюють відповідні умови для проведення прийому.

4. Спеціаліст з діловодства і контролю:

4.1. 3дійснює реєстрацію одержаних на прийомі звернень, формує особову справу та контролює результати і надання інформацій про їх розгляд.

4.2. 3дійснює опрацювання реєстраційно-контрольних карток виїзного прийому за змістом та характером питань і контролює дотримання терміну надання відповідей заявникам.

4.3. Інформує керівних працівників управління про дотримання графіку проведення виїзних особистих прийомів.

4.4. Готує аналітичні матеріали про стан цієї роботи в управлінні (згідно з додатком).

5. Рішення про контроль або зняття з контролю звернень, які були отримані на виїзному особистому прийомі, приймають керівні працівники, які проводили виїзний  особистий прийом,  шляхом накладання резолюції "На контроль", "Зняти з контролю" на інформації про результати розгляду звернення.

4. Порядок проведення телефонного зв'язку "Пряма лінія" населення з керівними працівниками виконкому міської ради

1. Пряма телефонна лінія проводиться начальником управління, заступниками начальника управління згідно з графіком, який складається спеціалістом з діловодства і контролю та затверджується начальником управління.

2. Графік проведення "Прямої лінії" висвітлюється в засобах масової інформації.

3. Спеціаліст з діловодства і контролю:

3.1. Здійснює облік телефонних звернень громадян, визначає перелік питань, заповнює реєстраційно-контрольну картку особистого прийому з зазначенням  номера телефону, на якому зафіксовано звернення.

3.2.  Забезпечує  контроль за виконанням доручень, наданих керівними працівниками управління при проведенні цих заходів, та наданням інформації громадянам, що звернулись, про результати розгляду їх звернень.

3.3. Узагальнює результати вирішення питань громадян, які звернулися на „Пряму лінію”, готує аналітичні матеріали про стан цієї роботи в управлінні, надає цю інформацію керівництву управління (згідно з додатком).

5. Прийняття рішень за результатами особистого прийому

1. Після розмови і ознайомлення з документами заявника керівний працівник, який веде особистий чи виїзний прийом або „Пряму лінію”, може приймати по  зверненнях наступні рішення:

- про задоволення питання, порушеного під час прийому. При цьому надається доручення в письмовій чи усній формі відповідній посадовій особі здійснити в зазначені терміни конкретні дії, які заносяться у реєстраційно-контрольну картку заявника. В таких випадках, за згодою заявника, письмова відповідь йому не надається;

- про передачу питання, порушеного під час прийому, для розгляду  в відповідні структурні підрозділи управління:

- якщо вирішення питання, порушеного у зверненні, не належить до повноважень управління, воно пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянин;

- у випадках, коли питання належить до повноважень управління, посадова особа, яка проводить прийом, "Пряму лінію", пише резолюцію у реєстраційно-контрольній картці заявника з вказівкою прізвища виконавця, завдання, яке необхідно виконати, та термін виконання. Про результати розгляду обов'язково надається письмова відповідь заявнику за підписом посадової особи, яка веде особистий прийом або "Пряму  лінію";

- про відмову в вирішенні питання. При цьому заявнику повідомляються мотивовані причини відмови з посиланням на правові акти, про що робиться відмітка в контрольно-реєстраційній картці,  і надається  обов'язкова письмова відповідь за підписом посадової особи, яка проводила особистий прийом, "Пряму лінію", з роз'ясненням порядку оскарження рішення;

- надати роз'яснення по суті питання заявника згідно з чинним законодавством. У цьому випадку робиться відмітка в реєстраційно-контрольній картці заявника. У випадку, коли заявник не вимагає письмової відповіді, остання не надається, про що також робиться відмітка у картці.

2. У разі, коли порушене громадянином питання вирішити на особистому, виїзному прийомі або "Прямій лінії" неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, громадянинові може бути запропоновано викласти його в  формі письмової заяви.

Подана громадянином на особистому чи виїзному прийомі або після "Прямої лінії" письмова заява розглядається в порядку, встановленому для письмових  звернень. Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно (за його бажанням.)

3.  Після закінчення особистого і виїзного прийому або "Прямої лінії" керівні працівники не пізніше наступного дня повертають реєстраційно-контрольні картки з резолюціями спеціалісту з діловодства і контролю для узагальнення, опрацювання звернень.

4. Облік звернень особистого і виїзного прийомів, "Прямої ліні" ведеться спеціалістом з діловодства і контролю відповідно до вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації” затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 №348.

5. Контроль за дотриманням графіків особистого та виїзних прийомів, проведення "Прямої лінії" керівними працівниками управління здійснює спеціаліст з діловодства і контролю, який аналізує і узагальнює звернення громадян на особистому, виїзному прийомах, на "Прямій лінії" та інформує керівництво управління про результати особистого,  виїзного прийому громадян та „Прямої лінії”(згідно з додатком).