СКАН-КОПІЇ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ: ЩО ПОТРІБНО ПАМ’ЯТАТИ КАДРОВИКАМ ПІДПРИЄМСТВ

1. Паперова трудова книжка повинна бути оформлена відповідно вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої Наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 №58.

Тому перш ніж сканувати трудові книжки, проведіть аудит.

2. Першочергове завантаження даних про трудову діяльність працівників, які готуються вийти на пенсію в серпні-вересні 2020 року.

3. Обов’язкове надання сканованої копії згоди працівника на обробку персональних даних.

4. Дотримання особливих вимог до оформлення скан-копій трудової книжки:

103
• Копії мають бути кольоровими. Необхідно робити скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку. Сканувати слід усі сторінки, включно з відмітками про навчання, службу, декретну відпустку, виправлення, нагороди чи відзнаки. Наявність деяких записів може впливати на розмір пенсії, передбаченої Законом України «Про особливі заслуги перед державою».
• Скан-копії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні —300 dpi).
• Для якісної обробки даних система допускає не більше 50 файлів форматів jpg та pdf. Розмір файлу pdf не повинен перевищувати 1 мегабайт.
• Електронні трудові книжки підписуються виключно електронним підписом підприємства або електронним підписом, який працівник отримав особисто.
• У режимі ідентифікації з КЕП важливо скористатися можливістю для завантаження фото.

За отриманням практичної та методичної допомоги звертайтеся за номером «Гарячої лінії» ☎ (06237)7-46-74.